Zsebkassza felhasználói dokumentáció

Ez a dokumentáció a Zsebkassza számlázó program működését és valamennyi funkcióját írja le, a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 10. §-a és 16. §-a szerint. A program kizárólag az itt leírt funkciókat hajtja végre.

Kinek szól: azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek a nyugtáit és számláit a Zsebkassza állítja ki. Ha a fiókodban a bizonylatokat a Számlázz.hu állítja ki (régebbi fiókok), a számlázó program a Számlázz.hu, és az ő dokumentációjuk az irányadó.

A megőrzésről: a dokumentációt a programmal kiállított nyugták kiadásától számított ötödik év végéig (16. § (4)), a számláknál az áfa megállapításához való jog elévüléséig (10. § (4)) meg kell őrizned. Elektronikusan is megőrizheted: a lap alján lévő gombbal mentsd el PDF-ben. Ha a program funkciói változnak, a változások leírását a lap alján, a „Változások” részben tesszük közzé.

1. Mire való a program

A Zsebkassza telefonon vagy számítógépen, böngészőben futó kassza és számlázó program. Egyéni vállalkozók és kisvállalkozások a vevőiknek számítógéppel előállított nyugtát (Áfa tv. 174. §, 23/2014. NGM rendelet 2. § 4. pont) és számlát állíthatnak ki vele, elektronikus formában, e-mailben küldve. A program nem pénztárgép és nem e-pénztárgép, ezért pénztárgép-köteles tevékenységnél (48/2013. NGM rendelet 1. melléklet) nyugta kiadására nem használható; ott minden eladásról számlát kell kiállítani.

A program működéséhez internetkapcsolat kell. Internet nélkül a program nem állít ki bizonylatot.

2. Fiók és vállalkozási adatok

• Belépés: e-mail címmel, egyszer használható kóddal. Jelszó nincs.
• Vállalkozási adatok: adószám, név, székhely (irányítószám, település, utca, házszám). Az adószám alapján a program a NAV-tól lekérdezi a nevet és a címet, ezeket a felhasználó ellenőrzi és javíthatja. Ezek kerülnek eladóként minden bizonylatra; a kiállításkor a program pillanatképet ment róluk, így egy később módosított cím a korábbi bizonylatokat nem változtatja meg.
• Áfa: alapértelmezett áfakulcs (alanyi adómentes, 27%, 18%, 5%, tárgyi adómentes, 0%), amely termékenként felülírható.
• Előtag: a bizonylatszámok előtagja (alapértelmezés: ZSEB). Csak nagybetűt és számjegyet tartalmazhat.

3. Termékek és az eladás

• Termékek, szolgáltatások: név, bruttó ár, mértékegység, áfakulcs. A termékek csempeként jelennek meg a kasszában; sorrendjük módosítható, archiválhatók. Ár nélküli (0 Ft-os) terméknél az árat eladáskor kell beírni. Az „Egyéb összeg” gombbal név és összeg megadásával tetszőleges tétel vehető fel.
• Kosár: a csempék koppintására a tételek a kosárba kerülnek; a mennyiség módosítható, a kosár üríthető.
• Fizetés: a „Fizetés” gomb után a felhasználó bizonylattípust (nyugta vagy számla) és fizetési módot (készpénz vagy kártya) választ. A készpénzes végösszeg 5 Ft-ra kerekítve jelenik meg; a bizonylat a pontos összegről szól. A „Visszajáró” számoló segít a visszaadandó összeg kiszámításában; bizonylatot nem módosít.
• Készpénz, nyugta (gyors mód): a „Készpénz” gomb megnyomása a fizetés rögzítése; a program ekkor azonnal kiállítja a nyugtát.
• QR-kód a vevőnek: kártyás fizetésnél, számlánál és a „Mindig e-mailben” beállításnál a program QR-kódot mutat. A vevő a saját telefonján megnyitja az eladás oldalát, ahol látja a tételeket, megadhatja az e-mail címét, számla esetén a számlázási adatait (céges vevőnél az adószám alapján a program a NAV-tól lekérdezi a nevet és a címet), majd kártyával fizet a Stripe fizetési oldalán, vagy készpénzben fizet az eladónak. Készpénznél a fizetést az eladó a „Készpénz átvéve” gombbal rögzíti.
• A kiállítás pillanata: a bizonylatot a program a fizetés rögzítésekor (készpénz: a gomb megnyomásakor; kártya: amikor a Stripe a sikeres fizetést visszaigazolja) állítja ki. Kifizetetlen, lejárt vagy visszavont eladásról bizonylat nem készül.

4. A bizonylatok

• Sorszámozás: a program kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosít (8. § (1) a), 16. § (1)). A nyugták és a számlák elkülönített sorszámtartományban készülnek (8. § (5)), évente újrakezdődő sorozatban: nyugta ELŐTAG-N-ÉÉÉÉ-SSSSSS, számla ELŐTAG-S-ÉÉÉÉ-SSSSSS (például ZSEB-N-2026-000014, ZSEB-S-2026-000003). A sorszámot az adatbázis egyetlen műveletben osztja ki és rögzíti a bizonylattal, ezért hiba esetén sem keletkezik kihagyás, és ugyanarról az eladásról ismételt kísérletre sem keletkezik új sorszám.
• Tartalom: a nyugtán a kibocsátás kelte (dátum és időpont), a sorszám, az eladó neve, címe és adószáma, a tételek és a végösszeg (Áfa tv. 173. §), áfás eladónál az áfatartalom kulcsonként, valamint a fizetési mód. A számlán az Áfa tv. 169. §-a szerinti adatok: kelte, sorszáma, az eladó és a vevő neve, címe, adószáma (magánszemély vevőnél adószám nélkül), a teljesítés dátuma, a tételek mennyisége, mértékegysége, nettó egységára, nettó értéke, áfakulcsa vagy adómentessége, áfája és bruttó értéke, összesítve kulcsonként, a végösszeg és a fizetési mód. Minden bizonylaton szerepel a program neve és azonosítója.
• Megváltoztathatatlanság: a kiállított bizonylat üzleti tartalma nem módosítható; az adatbázis minden ilyen kísérletet elutasít. Javítani csak sztornóval lehet.
• Forma és átadás: a bizonylat elektronikus formában, PDF-ben készül. A program e-mailben elküldi a vevőnek, ha megadta az e-mail címét; a vevő a saját eladásoldaláról is letöltheti; az eladó a kiállítás után is elküldheti egy megadott címre. Számlát a program elektronikus számlaként állít ki; a vevő a számlázási adatai megadásával járul hozzá az elektronikus számlához (Áfa tv. 175. § (3) b)). A számla eredetének hitelességét, sértetlenségét és olvashatóságát a program úgy biztosítja, hogy a számla a fizetéshez és az eladáshoz kötve, módosíthatatlanul, a NAV-nak jelentett adataival egyezően marad meg (Áfa tv. 168/A. §).
• Megőrzés: a program a bizonylatokat (az adatokat és a PDF-et) a kiállítástól számított legalább 8 évig megőrzi. Ez idő alatt a bizonylatokat tartalmazó fiók nem törölhető véglegesen.

5. Sztornó

Kiállított bizonylat az eladás lapján a „Sztornó” paranccsal érvényteleníthető. A program új bizonylatot állít ki ugyanabban a sorozatban, a következő sorszámmal (sztornó nyugta, illetve sztornó számla), amely az eredeti bizonylat sorszámára és keltére hivatkozik, és az eredeti tételeket negatív mennyiséggel és összeggel tartalmazza. Kártyás fizetésnél a sztornóval együtt a program a Stripe-on keresztül visszatéríti az összeget a vevő kártyájára; készpénznél a pénzt az eladó adja vissza. Egy bizonylatot csak egyszer lehet sztornózni.

6. Adatszolgáltatás a NAV-nak

• Technikai felhasználó: az adatszolgáltatáshoz a felhasználónak (vagy a könyvelőjének) a NAV Online Számla rendszerében technikai felhasználót kell létrehoznia a „Számlák kezelése”, „Számlák lekérdezése” és „Hozzáférés a nyugtaadat-szolgáltatási interfészhez” jogosultsággal, és a négy adatát (felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs) a programban meg kell adnia. A program az adatokat a NAV-nál ellenőrzi, és csak sikeres ellenőrzés után menti, titkosítva. A felhasználó a Beállításokból egyszer használható linket küldhet a könyvelőjének, aki a linken fiók nélkül adhatja meg az adatokat.
• Számlák: a program minden kiállított számla és sztornó számla adatait a kiállításkor azonnal, XML-ben továbbítja a NAV Online Számla rendszerébe (23/2014. NGM rendelet 13/A. §), majd lekérdezi a feldolgozás eredményét. Ha a NAV rendszere nem érhető el, a program a kiállítást nem akadályozza, és az adatszolgáltatást a NAV elérhetővé válásakor automatikusan pótolja (13/B. §). Ha a NAV az adatszolgáltatást visszautasítja, a program e-mailben értesíti a felhasználót. Számlát csak a NAV-bekötés után lehet kiállítani.
• Nyugták: a program a nyugták adatait naponta, adómértékenként összesítve (nyugták és sztornó nyugták külön, a nap első nyugtájának sorszámával) továbbítja a NAV nyugtaadat-szolgáltatási rendszerébe (Áfa tv. 257/G. § (3), 11. számú melléklet), a nap végét követően, a kiállítás napját követő harmadik nap végéig. Az első beküldés előtt a program a vállalkozás adatai között rögzíti a „Zsebkassza” kiállító szoftvert. Hiba esetén a program naponta többször újrapróbálkozik; egy beküldött nap javítása módosító adatszolgáltatással történik.
• Nyugta a NAV-bekötés előtt: nyugta a bekötés előtt is kiállítható. A program a Beállításokban és a kasszában mutatja a határidőt, e-mailben emlékeztet, és a bekötéskor azonnal beküldi a várakozó napokat. Ha az első nyugtától számított 3 nap bekötés nélkül eltelik, a program a bekötésig nem állít ki újabb nyugtát.

7. Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

A Beállítások „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” nevű funkciója (11/A. §) adatexportot készít a megadott kezdő és záró dátum közötti időszakban kibocsátott, vagy a megadott kezdő és záró számlasorszám közötti számlákról és sztornó számlákról. Az export a NAV Online Számla adatszerkezetében (2. § 5. pont), számlánként egy XML-fájlban és egy tartalomjegyzékkel, ZIP-ben készül.

8. Könyvelő és kimutatások

• Könyvelői hozzáférés: a felhasználó e-mail címmel meghívhatja a könyvelőjét, aki olvasási joggal látja az eladásokat és a bizonylatokat, és minden hónap elején e-mailben megkapja az előző havi összesítőt. A hozzáférés bármikor visszavonható.
• Kimutatások: az Eladások menüben havi bontású lista és CSV-export készíthető a könyvelő részére.

9. Próba mód

Amíg a vállalkozási adatok hiányosak, a program próba módban működik: az eladások rögzíthetők, de bizonylat nem készül és adatszolgáltatás nem történik. A próbaeladások ezt jól láthatóan jelzik.

10. A program neve, azonosítója, fejlesztője

A program neve Zsebkassza, azonosítója a név és a verziószám (a lap tetején). A program fejlesztője és rendelkezésre bocsátója Hermán Benedek egyéni vállalkozó. A program a NAV felé küldött üzenetekben a fejlesztő által meghatározott szoftverazonosítóval azonosítja magát.