Hogyan működik a Zsebkassza? Útmutató könyvelőknek az első nyugtától a Stripe-kifizetésig

Az ügyfeled küld egy linket: „ezt használom mostantól, nézd meg, jó-e”. Ez az útmutató azt írja le, amit ilyenkor tudni akarsz: mi a Zsebkassza jogilag, miért adhat az ügyfeled az első napon nyugtát, mi megy a NAV-nak, melyik fizetésnél nyugta és melyiknél számla jár, és hogyan könyveld a kártyás bevételt. A nyugtaadat-szolgáltatás alapjait a nyugtaadat-szolgáltatás útmutató írja le, az ügyfélköröddel kapcsolatos teendőket a könyvelői útmutató.

Mi a Zsebkassza jogilag?

A Zsebkassza számlázó program a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szerint: a telefon böngészőjében futó kassza, amely számítógéppel előállított nyugtát és számlát állít ki az ügyfeled nevében (23/2014. NGM rendelet). A rendelet a számlázó programot úgy határozza meg, hogy számla kibocsátására alkalmas program, programfunkció vagy programmodul, az online számlázó rendszereket is beleértve. A bizonylat kibocsátója tehát az ügyfeled; a Zsebkassza az eszköz.

Amit a rendelet a programtól megkövetel, az a Zsebkasszában megvan: kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozás (nyugta: ZSEB-N-2026-000014, számla: ZSEB-S-2026-000003, évente újrainduló sorozatok, az előtag átírható), beépített adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás (a bizonylatok adatai XML-ben, dátum- vagy sorszámtartományra), és magyar nyelvű felhasználói dokumentáció, amelyet az ügyfelednek meg kell őriznie (a program dokumentációja). A program neve és azonosítója, „Zsebkassza 1.6”, minden bizonylaton szerepel.

Három dolog nem: a Zsebkassza nem pénztárgép, nem online pénztárgép és nem e-pénztárgép. Ezért nem is kell hozzá NAV-engedély: forgalmazási engedély a 8/2025. (III. 31.) NGM rendelet szerint az e-pénztárgépekhez és a vevői alkalmazásokhoz kell (8/2025. NGM rendelet), a NAV engedélylistáján ezért csak ilyenek szerepelnek (NAV: forgalmazási engedélyek). Ha azt olvastad, hogy a Számlázz.hu NAV-engedélyre várt, az az e-pénztárgép-alkalmazásukról szólt, nem a számlázójukról.

A szolgáltató a Tálentum Táska Kft. (2083 Solymár, Budai Nagy Antal utca 51., adószám 27758029-1-13, cégjegyzékszám 13-09-218472). A bizonylatokat a kiállítás évének végétől 8 évig őrzi, a fiók megszűnése után is.

Miért adhat az ügyfeled egy adószámmal és egy e-mail-címmel rögtön nyugtát?

A regisztráció szándékosan ilyen rövid: egy egyéni vállalkozó ne töltsön egy órát bekötésekkel és adatbevitellel, mielőtt az első vendégének nyugtát ad. A NAV technikai felhasználó létrehozása KAÜ-belépést, jogosultságokat és kulcsgenerálást kér, és sokszor úgyis te csinálod meg; ezért a regisztráció csak azt kéri, ami a nyugtához jogilag kell, minden más (NAV-bekötés, EV-szám, kártya, könyvelő) utána jön, a törvényes határidőn belül. Ha az ügyfeled akar, az első percben nyugtát ad; ha nem siet, előbb beköt mindent.

A nyugta attól érvényes, hogy a kötelező adattartalommal kiállítják és a vevő megkapja, nem attól, hogy a NAV már tud róla. A nem e-pénztárgépes nyugtán az Áfa tv. 173. § (3) szerint a kelte, a sorszáma, a kibocsátó adószáma, neve és címe, valamint a bruttó összeg kell (Áfa tv.). Ezekhez az adószám elég: a nevet és a címet a NAV nyilvános adatbázisából töltjük ki, az ügyfeled megadja az áfakulcsát (az adószám alapján javaslunk egyet) és a szakmáját, végül az e-mail-címét egy belépőkóddal; jelszó nincs, az ÁSZF-et elfogadja. Egyéni vállalkozónál az EV nyilvántartási számot a NAV-bekötésnél kérjük, és utána nélküle nem megy ki bizonylat.

Ami nem lehet az első perctől: a NAV-nak jelenteni. A számítógéppel előállított nyugták adatait az Áfa tv. 257/G. § (3) és 11. számú melléklet B) pontja szerint a kibocsátást követő 3 naptári napon belül kell megkapnia a NAV-nak, napi összesítésben, adómértékenként (NAV GYIK). Ehhez az ügyfeled technikai felhasználója kell. Ezért a kassza így működik:

Ez tehát nem kiskapu: a bizonylat szabályos, az adatszolgáltatás határideje a törvényé, és a kassza magától leáll, ha a határidő elúszik. Amit érdemes tudnod: a NAV 2026. szeptember 1. és december 31. között átállási időszakot hirdetett, bírság a hibás vagy elmaradt nyugtaadat-szolgáltatásért 2027. január 1-től jöhet (NAV közlemény). A kötelezettség maga szeptember 1-től él, és a felelősség az ügyfeledé marad: a Zsebkassza az ő nevében, az ő technikai felhasználójával küld.

Mit csinál a technikai felhasználó, és mi megy a NAV-nak?

A technikai felhasználó az Online Számla rendszerben létrehozott gépi hozzáférés az ügyfeled adószámához: felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs és XML cserekulcs. Nem személy, és nem a KAÜ-belépés. Ugyanaz, amit a Számlázz.hu vagy a Billingo is kér; egy technikai felhasználó több programot is kiszolgálhat. A lépéseit a technikai felhasználó útmutató írja le; három jogosultság kell: Számlák kezelése, Számlák lekérdezése, Hozzáférés a nyugtaadat-szolgáltatási interfészhez.

A négy adatot a Zsebkassza beíráskor ellenőrzi a NAV-nál, csak siker után menti, titkosítva, és csak az ügyfeled adatszolgáltatásához használja. Ha az ügyfeled neked küldte a linket, a megnyíló oldalon látod, kinek a bekötése, és azt is, pénztárgép-kötelesként van-e beállítva (erről lent). Zsebkassza-fiók ehhez nem kell.

Innentől két adatfolyam megy a NAV-nak, mindkettő az ügyfeled nevében:

A beküldések állapotát a könyvelői felületen eladásonként látod („NAV: befogadva”, „folyamatban”, „hiba”, nyugtánál „napi összesítő beküldve”). Ha a NAV egy számlát visszautasít, az ügyfeled e-mailt kap; ha a bekötés megromlik (például lecserélt jelszó), a kassza tetején piros sáv szól, és a Beállításokban kell újra megadni az adatokat.

Nyugta vagy számla: melyik fizetésnél melyik jár?

Az alapszabály az Áfa tv.-ben van: számlát kell adni, kivéve ha a nem adóalany vevő az ellenértéket legkésőbb a teljesítésig maradéktalanul megtéríti, és számlát nem kér; ilyenkor nyugta jár (165. § (1) b), 166. § (1)). Számla kötelező, ha a vevő kéri, ha a vevő adóalany vagy nem adóalany jogi személy, 900 000 Ft bruttó felett, és ha a fizetés a teljesítés után történik (NAV 18. információs füzet). A fizetés módja nem számít, a fizetés ideje igen. A kassza ezt a logikát építi be:

A „kártyás fizetésnél nem kell nyugta” tévhit: a kassza kártyánál is nyugtát ad. A számlához az ügyfeled vagy a Vevőim listából választ, vagy a vevő a saját telefonján, a QR-kód után írja be a nevét és címét: ezek magánszemélynél is kötelezőek (169. §). Céges vevőnél az adószámból a NAV adatai töltik ki a nevet és a címet. A számla elektronikus számla, PDF-ben, e-mailben vagy a QR-kódról letöltve; a vevő a számlázási adatai megadásával járul hozzá az elektronikus számlához (175. § (3) b), NAV az elektronikus számláról). Alanyi adómentes ügyfélnél a bizonylat AAM jelöléssel, áfa nélkül készül; a pénzforgalmi elszámolás jelölhető.

A nyugta is elektronikus: a vevő e-mailben kapja, ha megadja a címét, vagy a QR-kódról tölti le a saját telefonjára (174. § (1): a nyugta lehet elektronikus vagy papíralapú). Az e-mail nem váltja ki a NAV-jelentést, azt a kassza külön intézi.

Pénztárgép-köteles ügyfél: mit tehet a Zsebkasszával?

Csak számlát adhat, nyugtát nem. A 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 1. mellékletében felsorolt tevékenységeknél (kiskereskedelem, vendéglátás, szálláshely, járműjavítás, taxi, edzőterem, szolárium és masszázsszalon, javítás, kölcsönzés, gyógyszertár) a nyugtát kizárólag pénztárgéppel lehet kiadni (48/2013. NGM rendelet). Az egyetlen kiút az Áfa tv. 166. § (2): aki nyugta helyett minden vevőnek számlát ad, mentesül a gépi nyugtaadás alól. Bővebben: számla a nyugta helyett, kell-e pénztárgép.

A Zsebkasszában ez egy beállítás, és te is látod. A regisztrációnál a szakma alatt egy sor írja ki, hogy az általában pénztárgép-köteles-e, és egy koppintással átállítható (fodrász, kozmetikus, oktató: nem; masszőr, autószerelő, bolt: igen). A NAV-bekötés linkjén te is látod és átállíthatod, és a Beállítások mutatja, ki állította be. Pénztárgép-kötelesként a kasszában a Nyugta fül zárolt, minden eladás számla, ezért a bekötés az első eladás előtt kell. Ha az ügyfeled nem akar minden vendégtől nevet és címet kérni, a megoldás egy engedélyezett e-pénztárgép, nem a Zsebkassza.

Papír nyugta: nyomtató vagy nyugtatömb

Ha a vevő papírt kér, két út van. Nyomtatóval (58 mm-es vagy 80 mm-es hőnyomtató, vagy A4) a kassza ugyanazt a nyugtát nyomtatja ki a telefon nyomtatás-ablakán át; ez a Zsebkassza bizonylata marad, a napi összesítőben megy.

Nyomtató nélkül az ügyfeled a saját nyugtatömbjéből ír nyugtát. Ilyenkor a papír a bizonylat, a Zsebkassza nem állít ki semmit: a kassza megmutatja, mit írjon rá (a tömb következő sorszáma, dátum, összeg, a vállalkozás adatai), és rögzíti a kiírt sorszámot. A felvett tömb sorszámtartományáról naponta külön összesítő megy a NAV-nak, ahogy a NAV GYIK kéri: annyi adatszolgáltatás, amennyi sorszámtartományból aznap nyugta készült. Három szabály, amit az ügyfeleddel tisztázz: a tömb nyugtáit ne vigye fel a Pénztárgép Portálon is, mert duplán számolnák; minden kiírt nyugtát rögzítsen a kasszában; a tömb szigorú számadású nyomtatvány marad. A sztornó papíron is megy, a kassza a sztornó nyugta sorszámát is kéri. A tömbről bővebben: nyugtatömb 2026.

Kártyás fizetés a Stripe-pal: hova megy a pénz, és hogyan könyveled?

A QR-kódos kártyás fizetés az ügyfeled saját Stripe-fiókján megy. A Zsebkasszán belül, a Stripe saját regisztrációs oldalán hozza létre: a Stripe ellenőrzi a személyazonosságát és a vállalkozást, és bekéri a bankszámlaszámát; ez a Stripe kötelezettsége pénzforgalmi szolgáltatóként. A vendég a kassza QR-kódját olvassa be, és a saját telefonján, a Stripe fizetőoldalán fizet. Kártyaadat a Zsebkasszához nem kerül, a pénzhez a Zsebkassza nem nyúl: a Stripe-egyenlegre érkezik, onnan a Stripe utalja az ügyfeled bankszámlájára. A Stripe Dashboard teljes egészében az ügyfeledé. A regisztrációról: Stripe-regisztráció egyéni vállalkozóként.

Könyvelésnél három dolgot tarts külön:

1. A bevétel a Zsebkassza nyugtája vagy számlája, bruttó összegben, a kassza áfakulcsai szerint. A havi CSV-ben soronként ott a fizetés módja, a bizonylat fajtája és száma, a bruttó, a nettó és az áfa.
2. A Stripe díja (a Stripe listaárán 1,5% + 85 Ft egy belföldi kártyánál, Stripe árak) a Stripe-nál merül fel: a Stripe tranzakciónként levonja, és a díjakról a Stripe Payments Europe Ltd. (Írország) ad bizonylatot a Stripe Dashboardban. EU-s szolgáltatás: azt, hogy az ügyfelednél ez hogyan kezelendő (közösségi adószám, fordított adózás), neked kell eldöntened, a Zsebkassza ezzel nem foglalkozik.
3. A kifizetés a Stripe-egyenlegről a bankszámlára a díjjal csökkentett összeg, több napi forgalom összevonva, a Stripe ütemezése szerint. A bankkivonaton általában „STRIPE” megnevezéssel jön; a Stripe Dashboard kifizetés-listája mutatja, melyik napok melyik fizetései vannak benne. Egyeztetéshez a CSV „kártya” fizetésű sorainak napi összege és a Stripe kifizetési jelentése kell.

Kártyás eladás sztornójánál a kassza a Stripe-on vissza is téríti az összeget, a sztornó bizonylat ugyanabban a sorozatban készül. A saját terminálon fogadott kártyánál a Stripe nem játszik: a terminál szolgáltatója utal, a Zsebkassza a nyugtát adja és jelenti.

Mit kapsz könyvelőként, és honnan?

Ha az ügyfeled a Pro-ban megadja az e-mail-címedet (Beállítások › Könyvelőd), olvasási hozzáférést kapsz: minden hónap 1-jén e-mailben az előző havi összesítő (fizetési mód, áfakulcs, nyugta/számla, sztornó) és a CSV; a könyvelői felületen az eladások, a bizonylatok PDF-je, és eladásonként a NAV-státusz. A kasszához nem nyúlhatsz, a hozzáférést az ügyfeled bármikor visszavonhatja. A NAV-bekötés linkje ingyenes csomagon is jár, az a kötelezettség része; a hozzáférés a Pro része. Partnerként új ügyfelet te is nyithatsz a felületen, és a NAV-bekötést rögtön megcsinálhatod neki. A partnerprogram ettől külön ügy: könyvelőknek.

Ellenőrzőlista az első hónapra

• A NAV-bekötés megvan, a kassza tetején nincs sárga vagy piros sáv.
• A pénztárgép-kötelezettség jól van beállítva (Beállítások › A kassza működése › Pénztárgép).
• Egyéni vállalkozónál az EV nyilvántartási szám szerepel a bizonylatokon, „e.v.” jelöléssel.
• Az áfakulcs stimmel az ügyfeled státuszával (AAM, 27%, pénzforgalmi).
• Utalásos és későbbi fizetésnél számla készült, nem nyugta.
• Ha tömböt is használ: a tömb fel van véve a kasszában, és a Portálon nem viszi fel ugyanazt.
• A Stripe kifizetései a CSV kártyás soraival egyeztethetők, a díjbizonylatok a Dashboardból letöltve.

Így csinálod Zsebkasszával: az ügyfeled az adószámával regisztrál, és rögtön adhat nyugtát; te a kapott linken 5 perc alatt beírod a technikai felhasználót, és megerősíted, pénztárgép-köteles-e. Innentől a nyugták napi összesítőjét a Zsebkassza küldi be a NAV-nak, a számlákat kiállításkor azonnal jelenti, a hozzáférésedre pedig minden hónap 1-jén jön az összesítő és a CSV; a felelősség az ügyfeledé marad. A kártyás fizetés díja a Stripe-nál kb. 1,5% + egy kis fix összeg kártyánként; havi 30 eladásig a Zsebkassza ingyenes. Árak és csomagok