Számla kiállítása egyéni vállalkozóként 2026: kötelező adatok, egyszerűsített számla, e-számla

Ha számlázóprogramban állítasz ki számlát, a program bekéri az adatokat, sorszámot ad, és el is küldheti a számlát a vevőnek. Ez az útmutató azt mutatja meg, mikor kell számlát adnod, mit érdemes tudnod a kötelező adatokról, mikor elég egyszerűsített számla, és mi a különbség a papíralapú számla és az e-számla között. A források 2026. szeptember 24-i állapotot tükröznek.

Mikor kell számlát kiállítanod?

Főszabály szerint minden eladásról (Áfa tv. 159. § (1)). Nyugta csak akkor elég, ha a vevő magánszemély, legkésőbb a teljesítésig kifizeti a teljes árat, és nem kér számlát (165. § (1) b)). Számla kell, és nyugta nem is adható, ha:

• a vevő cég, egyéni vállalkozó vagy más adóalany, illetve nem adóalany jogi személy (165. § (3) a));
• a vevő számlát kér;
• magánszemélynél a bruttó összeg legalább 900 000 Ft (165. § (3) b));
• a vevő csak a teljesítés után fizet.

A fizetés módja nem számít: bankkártyás fizetésnél ugyanezek a szabályok, mint készpénznél. Hogy mit kérj el egy céges vevőtől, a céges számla a vendégnek útmutató részletezi.

Van, amikor egyik sem kell? A NAV tájékoztatója szerint magánszemélytől kapott, 900 000 Ft alatti előlegről sem számla, sem nyugta nem kell, hacsak a vevő nem kéri (159. § (2) b)). Ez szűk kivétel, a saját esetedet egyeztesd a könyvelőddel.

Mik a számla kötelező tartalmi elemei?

A teljes listát az Áfa tv. 169. §-a tartalmazza. Ezt itt nem írjuk le pontról pontra, mert a hiteles forrás a jogszabály szövege (Áfa tv.). Ami biztosan kell, és amire a gyakorlatban figyelned kell:

• A vevő neve és címe, magánszemélynél is (169. §).
• A céges vevő adószáma (169. § d)).
• Alanyi adómentesként a számlán nem szerepelhet áfa és áfakulcs, viszont utalni kell a mentességre (169. § m), 187. § (2) c)).
• Egyszerűsített számlánál kevesebb adat is elég, erről lent írunk.

A többi adatot a számlázóprogram kéri be vagy maga tölti ki.

Mit kér a számlázóprogram?

Egy számlázóprogram mezői jó képet adnak arról, mi kerül egy számlára. Az alábbi táblázat példaként a Számlázz.hu számlamezőit mutatja, ahogy az API-dokumentációja leírja őket (Számlázz.hu API-dokumentáció). Ez egy program gyakorlata, nem a törvény szövege.

A számla sorszámát a program adja, a saját adataidat pedig a fiókod beállításaiból veszi, ezeket nem kell minden számlánál begépelned.

Készpénzes vagy kártyás számla: mi a különbség?

Csak a fizetési mód. Ha a vendég helyben fizet, akár készpénzzel, akár kártyával, a fizetési határidő a kiállítás napja, és a számlát kifizetettként („fizetve”) állítod ki. A számla tartalma egyébként ugyanaz.

Mikor elég egyszerűsített számla?

Az egyszerűsített számla (egyszerűsített adattartalmú számla, Áfa tv. 176. §) kevesebb kötelező adattal is szabályos. A törvény több esetet sorol fel; egy kisvállalkozónál ezek a gyakoriak:

A NAV szerint a benne foglalt adó 27%-os kulcsnál 21,26%, 18%-nál 15,25%, 5%-nál 4,76%. Egy példa: egy 12 700 Ft-os szolgáltatásnál 27%-os kulccsal a nettó 10 000 Ft, az áfa 2 700 Ft. Egyszerűsített számlán a bruttó 12 700 Ft és a 21,26%-os benne foglalt adó is szerepelhet, ez ugyanúgy 2 700 Ft áfát jelent.

Papíralapú számla vagy e-számla?

A számla lehet papíralapú vagy elektronikus (Áfa tv. 174. § (1)). Az e-számlához a vevő beleegyezése kell (175. § (3) b)), de a NAV szerint ez hallgatólagos is lehet, például azzal, hogy a vevő kifizeti a számlát.

Az e-mailben küldött számláról két forrás mást mond:

• A Számlázz.hu szerint a #free csomagjukban csak papíralapú számla készül, és ennek e-mailben küldött példánya csak másolat, az eredetit ki kell nyomtatni és át kell adni. E-számlát náluk a #start csomagtól adhatsz, havi 1 990 Ft + áfa (bruttó 2 527 Ft) díjért (Számlázz.hu tudástár).
• A NAV 2020-as tájékoztatója szerint „elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben … megküldött PDF számla is” (NAV).

Mivel a két forrás eltér, kérdezd meg a könyvelődet, melyiket követed. Ha Számlázz.hu-t használsz, a csomagok árát és a Számla Agent díját a Számlázz.hu csomagokról szóló útmutató sorolja fel.

Kell a számlát jelenteni a NAV-nak?

A nyugtaadat-szolgáltatásban nem. Az Áfa tv. 257/G. § (3) bekezdése ezt az adatszolgáltatást a nyugtákra, az e-nyugtákra és az e-pénztárgéppel kiállított számlákra írja elő, a számlázóprogramban kiállított számlára nem.

A számlázóprogramból kiállított számla adatai a NAV Online Számla rendszerébe kerülnek, ha a program össze van kötve a NAV-val. A Számlázz.hu-nál például ehhez ugyanaz a NAV-kapcsolat kell, amely a nyugtaadatok beküldéséhez is. Ha nyugtát is adsz, annak szabályait a nyugtaadat-szolgáltatás teljes útmutatója írja le.

Milyen áfakulcsot írj a számlára?

Azt, amelyik a tevékenységedre vonatkozik, és ezt a könyvelőd mondja meg. A szóba jövő fő kulcsok a Számlázz.hu jelöléseivel:

Gyakori hiba, hogy alanyi adómentesként valaki 0%-ot választ az AAM helyett. Az AAM-számlán áfakulcs sem szerepelhet, a Számlázz.hu AAM kulcsa ezt kezeli.

Mire figyelj KATA-sként?

Céges vevőnek szóló számla előtt egyeztess a könyvelőddel. Ha a Számlázz.hu-ban számlázol, ott a KATA-védelem az új KATA szerint adózó fiókokban, ha be van kapcsolva, elutasítja az adószámot tartalmazó számlát (Számlázz.hu API-dokumentáció).

Hogy a telefonodon hogyan megy mindez a helyszínen, a számla telefonról oldal mutatja be.

Így csinálod Zsebkasszával: A csempéidhez tételenként állíthatsz áfakulcsot (AAM, 27%, 18%, 5%, TAM, 0%), a vendég pedig a QR-kód beolvasása után a saját telefonján választhat számlát. Céges vevőnél elég az adószám, a nevet és a címet a Zsebkassza a NAV adataiból tölti ki; a számlát a Zsebkassza állítja ki a nevedben, és e-mailben küldi el. Minden számlát kiállításkor azonnal jelent a NAV-nak, ezért számlát csak azután adhatsz, hogy egyszer bekötötted a NAV-technikai felhasználódat (Beállítások › NAV-bekötés). Pénztárgép-köteles tevékenységnél a „Számla mindenkinek” mód minden eladásból számlát csinál a vendég nevével és címével; ezt egyeztesd a könyvelőddel. Kártyánál a Stripe díja kb. 1,5% + egy kis fix összeg kártyánként. Próbáld ki ingyen